"Titulillo": planes de gestión de integracióN, alcance, tiempos y costos



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“Titulillo”: PLANES DE GESTIÓN DE INTEGRACIÓN, ALCANCE, TIEMPOS Y COSTOS



Planes de gestión de integración, alcance, tiempos y costos


Juan D. Builes
Universidad de Santander

Realizado por Juan D. Builes

Aspirante a Maestría Universidad de Santander

Dirección residencia: Carrera 81 N° 104C-39 Medellín, Colombia

Correo electrónico: builesgrisales@gmail.com

Resumen


En el presente documento el lector encontrará un ensayo acerca de lo que son el Plan de Gestión de la Integración de proyectos, el Plan de Gestión del Alcance de proyectos, el Plan de Gestión del Tiempo y el Plan de Gestión de costos, cuál es la importancia de cada uno y su aplicación en proyectos educativos.

Dentro de la fase de integración de un proyecto, donde se definen todos los procesos y actividades que realizan los diferentes elementos del equipo del proyecto, se debe implementar una planificación de integración que, además de lo anterior, debe contener un acta de constitución del proyecto en el cuál se determine el director del proyecto, encargado de desarrollar el plan de dirección, y donde están todas las funciones que debe desarrollar. Es un documento que da cuenta de todos los procesos o actividades necesarias para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de la dirección de proyectos.

A la hora de implementar proyectos educativos en instituciones públicas una de las dificultades encontradas es el desconocimiento de la mejor manera de incorporar dichos proyectos dentro de las prácticas pedagógicas de los docentes de la institución, en síntesis, dar respuesta al interrogante; ¿Cómo debo integrar el proyecto dentro de los procesos de formación de todos mis compañeros?, ha sido la piedra en el zapato en la implementación del proyecto Videomática en mi institución. La planificación de integración me permitirá consolidar el proyecto en mi institución para el 2014; por lo tanto considero que la planificación de integración es el primer paso hacia el camino de la consolidación de proyectos educativos en las instituciones educativas públicas.

A partir de la planificación de integración lo primero que debemos hacer es determinar el alcance adecuado del proyecto a través del desarrollo de una herramienta denominada EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), que identifica la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto. El alcance me determina hasta donde se pretende llegar y como se puede llegar con los procesos y actividades establecidos para el desarrollo del proyecto. A nivel proyectos educativos institucionales el alcance me determina los límites del proyecto, hasta donde queremos llegar y como queremos llegar, además, me indica los objetivos del mismo y los productos o servicios planteados en él. En síntesis, la gestión del alcance del proyecto me permite determinar el impacto del proyecto a partir de los criterios de aceptación del producto o servicio y los requisitos y productos entregables; a su vez, el EDT me define el alcance total del proyecto subdividiendo el trabajo por fases de menor a mayor complejidad e importancia. El plan de gestión del alcance incluye además los estamentos financieros de planificación, operativas y de control.

Los proyectos se subdividen en niveles o fases donde en cada una se genera un paquete entregable, en cada fase de proyecto se deben medir los tiempos de cada actividad. Hay que reconocer los factores que modifican los tiempos de la ejecución de cada actividad además, estos tiempos pueden estar afectados por otros proyectos. La planificación del tiempo me determina los tiempos en cada fase o actividad del proyecto a través de un cronograma que me permite analizar la secuencia de actividades en cada fase y/o entre fases o etapas. Se requiere, en este punto, conocer históricos de proyectos similares y sus lecciones aprendidas. Gestionar adecuadamente el tiempo en proyectos educativos institucionales me permite establecer periodos fijos de ejecución de proyectos ya que las actividades, por lo general son anuales o se establecen cada año y se podrían comenzar los proyectos al inicio del año lectivo y finalizarlos cuando se acabe el año lectivo. Además es fundamental gestionar el tiempo en las instituciones por la problemática encontrada de que se implementan los proyectos pero en ninguno se encuentran evidencias de la gestión de tiempo es decir, se comienzan superficialmente en el sentido de que no se realiza ninguna acta de constitución y además, no se finalizan correctamente los proyectos en cada ciclo o no se hace una debida proyección al siguiente año; simplemente se inician y finalizan los proyectos sin ningunas consideraciones. En este punto se deben identificar los tipos de relaciones que existen entre las fases, los procesos o las actividades del proyecto (terminar a iniciar, iniciar a iniciar, terminar a terminar o iniciar a terminar, correspondientemente a las fases anterior y posterior), la forma de estimación de tiempos que se realizará, bien sea análoga, paramétrica o de PERT, y el tipo de representación gráfica que se utilizará, bien sea el diagrama de red, la ruta crítica o el diagrama de Gantt PMBOK (2009).

Por último, otro aspecto a tener en cuenta, y no por ello menos importante en la gestión de proyectos, tiene que ver con la estimación de costos totales del proyecto, y para la creación de una aproximación del costo total del proyecto hay que tener en cuenta la gestión del entorno, las concesiones existentes, las restricciones, los permisos necesarios, el escenario político, los riegos, los recursos, los horarios, los interesados y los benefactores del proyecto. Esta estimación debe ir actualizándose a lo largo del desarrollo del proyecto. Para determinar el presupuesto de un proyecto se establece una línea base de costo PMBOK (2009) la cual no incluye las reservas dejadas para improvistos. Dentro del control de costos se deben identificar los factores que puedan cambiar, positiva o negativamente, la línea base de costos.

A nivel de proyectos educativos institucionales es fundamental la gestión de costos por que en mi caso como docente responsable de construir e implementar proyectos educativos en mi institución, no contamos con ningún presupuesto externo, solo contamos con los recursos existentes en la institución y a partir de los cuales presentamos proyectos para su mejor aprovechamiento o para generar cambios dentro de las prácticas pedagógicas de todos los docentes de la institución que redunden en el mejoramiento de la calidad de la prestación del servicio educativo brindado a la comunidad y en los resultados del desempeño de nuestros educandos que es en definitiva la razón de ser de nuestra labor docente.

Conclusiones

El análisis y estudio de la Gestión de Proyectos me ha brindado herramientas para consolidar el proyecto Videomática en mi institución. Gestionar el entorno, la planeación de integración, el alcance, los tiempos y los costos del proyecto, son necesarios para llevar a feliz término, dentro de los parámetros preestablecidos, el proyecto. La planificación de integración es el primer paso hacia el camino de la consolidación de proyectos educativos en las instituciones educativas públicas.



Referencias Bibliográficas

  • Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa | www.cvudes.edu.co

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap2/Capitulo_Completo.pdf , Capítulo 2. Fases Iniciales De Un Proyecto.


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