Sandra yenny puentes mendez



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100.08.04

Bogotá, D.C, 28-06-2013

Doctora:


SANDRA YENNY PUENTES MENDEZ

Contralor con funciones de Revisor Fiscal

Bogotá

Ref.: Informe de seguimiento al cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción Medida de Vigilancia especial, para periodo comprendido del 01 al 31 de Mayo de 2013.

Cordial saludo:
De manera atenta me permito entregar el informe de las actividades establecidas en el Plan de Acción Medida de Vigilancia Especial, realizadas en el período comprendido del 01 de Mayo al 31 de Mayo, excepto la actividad de la línea de acción No2, correspondiente al Inventario Físico de cuentas., cuyo corte se entrega hasta el 24 de junio.

Atentamente,


JAVIER FERNANDO MANCERA GARCIA

Gerente


Anexo: Informe de Seguimiento al Plan de Acción Mayo 2013

CD. Con soportes y tablero de mando.



2013

CONVIDA EPS-S

27-06-2013





QUiNTO INFORME DE EJECUCION PLAN DE ACCION DE CONVIDA EPS-S



PRESENTADO POR:

GERENTE, EQUIPO DIRECTIVO, JEFES DE AREA Y DUEÑOS DE PROCESOS.

EPS-S CONVIDA


PRESENTADO A:

DR. GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO

SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD



INTRODUCCION

El presente informe contiene información referente a:




  1. AVANCES DEL PLAN DE ACCION: La EPS-S CONVIDA informa las actividades realizadas en las ocho líneas de acción presentadas por la Superintendencia Nacional de Salud en el periodo del 01 al 31 de Mayo y en algunos casos específicos como el inventario físico de las cuentas y la legalización del Giro Directo se incluyen las acciones ejecutadas con corte a 24 de Junio de 2013.

La información reportada atiende a los datos e informes suministrados por los responsables de cada uno de los procesos que conforman las operaciones de la entidad.





  1. INFORME DE GESTION DEL AREA TECNICO CIENTIFICA

.

TABLA DE CONTENIDO





  1. AVANCES DEL PLAN DE ACCION

INTRODUCCION

1. OBJETIVOS

1.1. GENERAL.

1.2. ESPECIFICOS
2. LINEA DE ACCION No. 1: PLAN DE INFORMACIÓN
3. LINEA DE ACCION No. 2: DEPURACIÓN CONTABLE
4. LINEA DE ACCION No. 3: PLAN DE RECUPERACIÓN Y SOSTENIBILIDAD

FINANCIERA.


5. LINEA DE ACCION No. 4: REORGANIZACIÓN DE LA RED Y SRC

6. LINEA DE ACCION No. 5: MONITOREO Y EVALUACIÓN EN LA ATENCIÓN EN SALUD

.

7. LINEA DE ACCION No. 6: AUDITORÍA FORENSE CONTABLE


8. LINEA DE ACCION No 7: FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
9. LINEA DE ACCION No. 8: PRÁCTICAS DE BUEN GOBIERNO Y MEJOR SERVICIO
10. LINEA DE ACCION No. 9: TABLERO DE CONTROL DEL PLAN DE ACCIÓN

11. NOTA ACLARATORIAS DEL INFORME


12. PROYECCION FINANCIERA.
II. INFORME DE GESTION DEL AREA TECNICO CIENTIFICA

OBJETIVO GENERAL

Presentar a la Superintendencia Nacional de Salud, de una manera detallada, el Quinto informe que contiene los avances al Plan de acción del programa CONVIDA EPS-S, según las líneas de acción establecidas en el documento: “Requisitos de Funcionamiento” y un informe detallado de la gestión realizada por la subgerencia técnica.




OBJETIVOS ESPECIFICOS


  • Informar sobre los resultados obtenidos en la ejecución del plan de acción propuesto a la Superintendencia Nacional de Salud por el equipo directivo, jefes y dueños de procesos de la EPS-S CONVIDA.




  • Presentar los soportes de las actividades de acuerdo a cada línea de acción.




  • Presentar un informe detallado de la gestión realizada por la Subgerencia Técnica.



  1. AVANCES DEL PLAN DE ACCION (01-DE MAYO AL 15 DE JUNIO DE 2013)


LINEA DE ACCION 1: PLAN DE INFORMACION



AREA RESPONSABLE DE L PROCESO: SUBGERENCIA COMERCIAL



LINEA DE ACCION: 1


OBJETIVO: Comunicar a los diferentes actores del Régimen subsidiado en salud que CONVIDA EPS-S se encuentra bajo una medida cautelar de Vigilancia Especial, que consiste en un acompañamiento preventivo que realiza la Superintendencia Nacional de Salud para proteger los intereses de nuestros afiliados, de las ESE e IPS que conforman nuestra Red de servicios y de nuestros proveedores, con el propósito de generar confianza y seguridad en el régimen subsidiado, haciendo énfasis en que se seguirán cancelando las obligaciones pendientes de pago, sin ningún traumatismo, de acuerdo con el giro de los recursos que realice Ministerio, del Fosyga y de los Entes Territoriales.

ACTIVIDADES:

Publicar en la Página Web de la entidad, los avances del Plan de Acción de la Medida Cautelar de Vigilancia especial de la Superintendencia Nacional de Salud.


Publicar en las oficinas municipales carteleras informativas sobre la prórroga de la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013.
Informar a los representantes legales de la Red prestadora sobre la prórroga de la medida de vigilancia especial


PERIODO INFORMADO: 01-05-2013- 15-06-2013


META ESPERADA:

Publicar en nuestra página web las acciones y avances al Plan de Acción Medida de Vigilancia Especial de la EPS-S CONVIDA.


Publicar en las oficinas municipales carteleras informativas sobre la prorroga a la medida de vigilancia especial.
Informar a la Red Prestadora la prórroga de la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013


RESULTADO A 15 DE JUNIO 2013: Publicación en la página WEB el cuarto informes de avances al Plan de Acción.
Publicación en las oficinas municipales las carteleras informativas sobre la prórroga de la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013.

Información a la Red Prestadora y a los entes municipales información correspondiente a la prórroga de la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013



% DE CUMPLIMIENTO DE LA META: 100%

AVANCE DEL INDICADOR:

Número de municipios con las carteleras publicadas / Total de Municipios para publicar la información

114/114 = 100%

Publicaciones realizadas/Total de Publicaciones programadas

  1. DETALLE (Descripción): Se Organizó la información a publicar y se envió por correo electrónico al Ingeniero de sistemas para que realizará su publicación en la página de la entidad.




  1. Se definió el formato con la información de la prórroga en la medida de vigilancia especial y se envió a las promotoras para que se realizara su publicación en las carteleras.




  1. Se envió por correo electrónico un comunicado a los representantes de las IPS y a los entes de control y alcaldes, informando que a la EPS-S CONVIDA, mediante la Resolución 516 del 27 de Marzo de 2013 se le prorrogó la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013. A los señores alcaldes de todos los municipios del departamento de Cundinamarca, se les informo en reunión que realizo la contraloría departamental en abril de 2003 directamente por parte del gerente




  1. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCION

SOPORTES:

IMAGEN


CORREO ELECTRONICO


ANALISIS DE LA ACTIVIDAD
1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Información oficial disponible para todos los actores del SGSSS sobre la Prórroga de la medida preventiva cautelar asignada a CONVIDA EPSS.
2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: No se han presentado inconvenientes.
3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Continuar informando a nuestra población afiliada sobre la ejecución del Plan de Acción mediante su publicación en:

-La página de la entidad

-Carteleras informativas ubicadas en todos los puntos de atención. (Oficina municipal y oficina principal).

Por otra parte es importante tener en cuenta que convida es la única EPS publica del departamento y con presencia en 114 municipios, situación que la comunidad valora y en algunas circunstancias ya se han presentado tutelas para que los podamos afiliar en atención que estamos sujetos a restricción de afiliación de nuevos usuarios.



Para el mes de junio de 2013, se realizaran comunicados para proveedores y Municipios sobre la prórroga de la medida y de igual manera mediante el área de cuentas médicas se invitara a los procesos de conciliación.


LINEA DE ACCION 2. DEPURACION
INVENTARIO FISICO DE CUENTAS
Dentro de las actividades establecidas dentro de ésta línea de acción se encuentra el Plan de trabajo desarrollado en las siguientes fases:


  1. ADECUACION BODEGA PUENTE ARANDA




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  1. TRASLADO DEL ARCHIVO A LA BODEGA DE PUENTE ARANDA

El traslado del archivo se realizó desde el 10 de junio de 2013 donde se transportó un total de 3,100 cajas provenientes de las bodegas de Carvajal y Quinta Paredes respectivamente.



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ADECUACION DE 10 PUESTOS DE TRABAJO PARA REVCISION DE CAJAS Y BUSQUEDA DE FACTURAS

SE COLOCARON ESTANTES EN LOS PUESTOS DE TRABAJO PARA EL MANEJO ADECUADO DE LAS CAJAS

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  1. REVISION Y BUSQUEDA DE FACTURAS: Este proceso se inició el viernes 14 de junio del presente




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Por otra parte la entidad construyó un Plan de trabajo desarrollado en cinco fases, que muestra los siguientes porcentajes de cumplimiento:
01 FASE:
-Clasificación De las facturas que se deben buscar.

-Cruce de información del PL cuentas

-Entrega de archivo para la búsqueda de las cuentas:
CUMPLIMIENTO DEL 100% DE LA FASE 01
02 FASE
Armar grupo de trabajo de búsqueda para archivo de Carvajal y Quinta Paredes.

-Solicitud a las áreas de personal que disponen para realizar el trabajo

-Reunión del equipo de trabajo para realizar las indicaciones

Solicitud de elementos de trabajo

-Compra de elementos de protección para los funcionarios
CUMPLIMIENTO DEL 100% FASE 02
03 FASE
-Grupo de trabajo en la sede principal con revisores de cuentas medicas

-Entrega de archivo de facturas de búsqueda

-Organizar las facturas por IPS de prestación de servicio.
CUMPLIMIENTO DEL 65% DE LA FASE 03
04 FASE
-Inicio de búsqueda de archivo en campo

-Organizar campo en el archivo para buscar las cajas correspondientes a la subgerencia técnica

-Organizar por cuartos las cajas de cada área de la EPS-S CONVIDA Después de ubicadas las cajas de cuentas médicas empezar a buscar caja por caja y marcarlas como revisada.

-Señalar las facturas encontradas en un archivo, sacar copia a la factura.

-Organizar las facturas por IPS

-Escanear las facturas por IPS.


CUMPLIMIENTO DEL 55% DE LA FASE 04
Estas actividades se realizaron en el archivo de quinta paredes, falta el archivo de Carvajal el cual se empezó a trabajar el día 11 de junio de 2013, con el traslado de las cajas para la bodega que se arrendo para esta labor.
A la fecha ya se realizó el traslado de cajas desde la bodega de Carvajal a la de la 13.

05 FASE
-Entrega de las facturas físicas encontradas en los tres sitios de archivo 8sede principal, Carvajal, Quinta paredes)

-Entrega de facturas físicas.

-Entrega de facturas en medio magnético.
CUMPLIMIENTO DEL 55% DE LA FASE 05
El cumplimiento de estas actividades se realizó en el archivo de quinta paredes en un porcentaje en la sede principal debido a que no hay espacio para seguir realizándolo y falta el archivo de Carvajal que se empezó a trabajar el 11 de junio de 2013.

A la fecha en la bodega de la 13 con el traslado de las cajas de la bodega de Carvajal se encontraron 565 facturas, con corte a 21 de junio.





AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA TECNICA. CUENTAS MÉDICAS.


LINEA DE ACCION: 2


FACTOR CRITICO: CUENTAS POR PAGAR


OBJETIVO:

Contar con un inventario físico de las cuentas por pagar.



ACTIVIDADES:

Realizar y organizar el Inventario Físico de las Cuentas



PERIODO INFORMADO: 01-05-2013 A 24 06-2013


META ESPERADA: Crear un archivo físico de cuentas médicas y cotejarlo con el PL cuentas y con la información registrada contablemente.
META ESPERADA A 24 DE JUNIO DE 2013: Organizar el equipo de trabajo para dar inicio al proceso de organización del inventario y definir las directrices a seguir para la ejecución del proceso.
.Iniciar con el proceso de búsqueda del archivo
RESULTADO DE LA META A 24 DE JUNIO DE 2013: Se organizó un equipo de trabajo con 3 funcionarios de la entidad para que den inicio al proceso de organización y búsqueda de las facturas en el archivo.
Se contrató recurso humano para apoyo del proceso de organización del inventario físico de las cuentas.
% DE CUMPLIMIENTO DE LA META.
FASE 01: CLASIFICACION DE LAS FACTURAS QUE SE DEBEN BUSCAR: 100%

FASE 02: ARMAR GRUPO DE TRABAJO PARA LA BUSQUEDA DEL ARCHIVO EN

CARVAJAL Y QUINTA PAREDES. 100%

FASE 03: GRUPO DE TRABAJO EN SEDE PRINCIPAL CON REVISORES DE CUENTAS:

65%

FASE 04: INCIIO BUSQUEDA ARCHIVO CAMPO: 55%



FASE 05: ENTREGA DE FACTURAS FISICAS EN LOS TRES SITIOS DE ARCHIVO: 55%

INDICADOR:

% DE FACTURAS ENCONTRADAS: 35%

No de Facturas de cuentas por pagar encontradas: 5,285__x 100 = 35%

Total de facturas de cuentas por pagar a buscar 14,753




AVANCE DEL INDICADOR:
No Facturas de cuentas por pagar encontradas/ no de facturas de cuentas por pagar a buscar

.


  1. DETALLE (Descripción):


8 de mayo de 2013: Debido al estudio realizado que evidenció que el personal asignado por cada área no era suficiente para alcanzar la meta propuesta, se solicitó al Gerente y Subgerente Administrativo incorporar más recurso humano, y un espacio físico adecuado que permitiera mejorar la oportunidad y efectividad en la construcción del inventario físico.
11 de junio de 2013: Se realizó contratación de 10 personas destinadas a trabajar en el proceso del inventario de cuentas médicas, ubicación de puestos de trabajo como lo demuestra el oficio 100.09.010394; se trasladaron aproximadamente: 3.100 cajas de facturas del área de la Subgerencia Técnica; a la bodega ubicada en la bodega de puente Aranda dicho trasteo duro 5 días.

24 de junio de 2013: La digitación para la búsqueda de las facturas de cuentas médicas comenzó el día 14 de junio de la siguiente manera un grupo de 2 digitadores por un periodo de 2 días. Teniendo en cuenta la cantidad de cajas que se requerían revisar se optó por aumentar el número de digitadores a 5 los cuales han revisado en 6 días un total de 179 cajas, encontrando 565 facturas adicionales a las ya entregadas por el anterior grupo de trabajo.

Se comenzó el día 18 de junio con un grupo de 5 personas la organización de las facturas radicadas a la EPS CONVIDA de cuentas medicas por IPS y por años para realizar la organización del archivo de cuentas médicas, obteniendo como resultado a la fecha de: 1 caja del año 2008, 2 cajas del año 2009, 30 Cajas del año 2010, 6 cajas del año 2011, 3 cajas del año 2012 organizadas por años y por Institución prestadora de servicios de Salud.

Las 565 facturas fotocopiadas están separadas por IPS y se encontraron en las siguientes fechas:


FECHA

CAJAS REVISADAS

FACTURAS ENCONTRADAS

14-jun-13

20

44

17-jun-13

43

76

18-jun-13

39

84

19-jun-13

34

135

20-jun-13

32

184

21-jun-13

11

42

6 DIAS

179

565











  1. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN



SOPORTES:

Archivo con organización de facturas.




ANALISIS DE LA ACTIVIDAD


  1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Medio





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